Privacyverklaring
Privacyverklaring
De gemeente Veere gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Meestal zijn uw persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van een wettelijke taak of een taak van algemeen belang. Bij die taken kunt u denken aan belastingen, vergunningen, zorg- en hulpverlening, identiteitsdocumenten, klachten en bezwaren, begraafplaatsen, afvalinzameling, parkeren, et cetera.
Soms zijn uw persoonsgegevens nodig voor privaatrechtelijke zaken zoals het verkopen van een stuk grond, het verhuren van een gemeentelijke sportzaal of een abonnement voor het zwembad. In al deze gevallen zijn uw persoonsgegevens noodzakelijk om de taken te kunnen uitvoeren en om aan u de diensten te leveren die u van de gemeente nodig heeft.
Het gebruiken van uw persoonsgegevens wordt in de privacywetgeving verwerken genoemd. Het verwerken van persoonsgegevens mag alleen als de privacywetgeving dat toestaat. Voor de verwerking is een zogenaamde grondslag nodig die in de privacywetgeving is benoemd. Zonder die grondslag mogen uw persoonsgegevens niet verwerkt worden.
De belangrijkste privacywet waarmee wij te maken hebben is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese wet die op 25 mei 2018 in werking is getreden. Vanaf dat moment geldt in heel Europa dezelfde privacywet.
Persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens
In de meeste gevallen wordt voor iedere taak een aparte registratie van persoonsgegevens bijgehouden. Iedere registratie is een zogenaamde verwerking. De gemeente is de verwerkingsverantwoordelijke.
De gegevens over uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, zijn in al die verwerkingen op dezelfde manier geregistreerd. Daarnaast worden er vaak nog aanvullende gegevens geregistreerd die iets te maken hebben met de taak of de dienst waarover de verwerking gaat. In de verwerking van de parkeervergunningen wordt bijvoorbeeld het kenteken van uw auto geregistreerd. In de verwerking van de reisdocumenten wordt uw foto geregistreerd. Alle gegevens die direct met u in verband gebracht kunnen worden zijn persoonsgegevens.
Soms is er sprake van bijzondere persoonsgegevens. Met deze gegevens moet de gemeente extra zorgvuldig omgaan. Het gaat om gegevens over gezondheid, politieke voorkeur, godsdienst of levensovertuiging, ras, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond en strafrechtelijke gegevens. Deze bijzondere gegevens mogen alleen in bepaalde gevallen verwerkt worden.
Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens(externe link)
Worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Transparantie is een belangrijk uitgangspunt in de AVG. Het moet voor iedereen duidelijk zijn dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt en ook voor welk doel dat gebeurt.
De gemeente probeert zoveel mogelijk om u bij het eerste contactmoment te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld met een privacyverklaring op een aanvraagformulier. Maar omdat er veel manieren zijn om contact te maken met de gemeente lukt het niet altijd om de privacy informatie vooraf te geven. De informatie die u nu leest is hiervoor het alternatief.
Zoals gezegd verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens voor veel verschillende doeleinden. Die persoonsgegevens zijn nodig om de gemeentelijke taken te kunnen uitvoeren en om de gevraagde diensten te leveren.
Als u een beroep doet op de gemeente voor een bepaalde dienst (aanvraag, verzoek, melding, klacht, bezwaar, etc.) dan worden uw persoonsgegevens voor die betreffende administratie verwerkt. Maar alleen die gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
In bepaalde gevallen worden uw gegevens ook aan anderen verstrekt. Dat heeft dan altijd te maken met de dienst waar u een beroep op doet.
Als u meer wilt weten over een specifieke verwerking neemt u dan contact op met de privacy officer, (0118) 555 444 of privacy@veere.nl.
Functionaris Gegevensbescherming
De gemeente Veere heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen.
De FG is een onafhankelijke functionaris en heeft als taak om toezicht te houden en om informatie en advies te geven. De FG controleert of de gemeente de privacyregels goed uitvoert en naleeft. Als u een vraag heeft over de verwerking van (uw) persoonsgegevens dan kunt u contact opnemen met de FG. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar fg@veere.nl. De FG werkt nauw samen met de Privacy Officer (PO). De PO is verantwoordelijk voor de dagelijkse praktische uitvoering van de privacyregels. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen, (0118) 555 444 of privacy@veere.nl.
Verwerkingenregister
Iedere verwerking moet worden opgenomen in het gemeentelijk verwerkingenregister. In dat register is voor iedere verwerking geregistreerd:
- hoe de verwerking heet
- wie er verantwoordelijk voor is
- wat het doel van de verwerking is
- welke persoonsgegevens erin zijn opgenomen
- op welke wijze de betrokkene over de verwerking is geïnformeerd
- aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt
- hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard
Niet iedereen komt in elke verwerking voor. Als u bijvoorbeeld geen gebruik maakt van een parkeervergunning dan komen uw gegevens niet voor in de verwerking parkeervergunningen. Als u een vraag wilt stellen over een bepaalde verwerking kunt u contact opnemen met de privacy officer, (0118) 555 444 of privacy@veere.nl.
Uw rechten
In de AVG zijn een aantal rechten voor de betrokkenen opgenomen die ervoor zorgen dat u kunt controleren welke persoonsgegevens de gemeente Veere van u verwerkt. Ook geven deze rechten u de mogelijkheid om uw persoonsgegevens te corrigeren als ze niet juist zijn of zelfs te verwijderen als ze niet meer nodig zijn.
U kunt gebruik maken van de volgende rechten
Recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG)
Als de gemeente uw persoonsgegevens in een nieuwe verwerking opneemt dan moet u daarover vooraf geïnformeerd worden. Het moet voor u duidelijk zijn voor welk doel uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Recht op inzage (artikel 15 AVG)
U kunt de gemeente vragen om een overzicht (kopie) van uw persoonsgegevens die in een verwerking zijn opgenomen. De gemeente moet het overzicht binnen een maand verstrekken.
Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Als uw persoonsgegevens onjuist zijn geregistreerd dan heeft u recht op verbetering (rectificatie) van uw persoonsgegevens.
Recht op gegevenswissing / vergetelheid (artikel 17 AVG)
In een aantal gevallen worden op uw verzoek uw persoonsgegevens verwijderd. Van dit recht kunt u geen gebruik maken als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting of voor een taak van algemeen belang.
Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
U heeft het recht om de gemeente te vragen om uw gegevens tijdelijk niet te verwerken of te wijzigen.
Recht op overdraagbaarheid / dataportabiliteit (artikel 20 AVG)
Op uw verzoek ontvangt u de persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt zodat u deze weer aan een andere organisatie kan verstrekken. U kunt ook verzoeken om uw persoonsgegevens direct aan een andere organisatie te verstrekken.
Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die u heeft verstrekt op basis van uw toestemming of op basis van een contract (overeenkomst).
Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De gemeente moet dan een afweging maken tussen uw belang en het belang van het verwerken van uw persoonsgegevens.
Van dit recht kunt u geen gebruik maken als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting.
Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling (artikel 22 AVG)
U heeft het recht op een menselijke blik bij het nemen van besluiten die over u gaan. U hoeft niet te accepteren dat er een volledig automatisch besluit wordt genomen op basis van de persoonsgegevens die van u zijn geregistreerd.
Spelregels
Voor het gebruikmaken van uw rechten gelden een aantal spelregels:
a. Voor het gebruik maken van zijn rechten gebruikt de betrokkene bij voorkeur het verzoekformulier zoals dat beschikbaar is op www.veere.nl/privacy. Dit formulier stuurt de betrokkene (geautomatiseerd) naar het e-mailadres van de privacy officer privacy@veere.nl
b. Een verzoek van de betrokkene op een andere wijze dan het verzoekformulier op de website wordt alleen in behandeling genomen als de identiteit van de betrokkene voldoende is vastgesteld.
c. In zijn verzoek maakt de betrokkene zo specifiek mogelijk duidelijk op welke verwerking of verwerkingen zijn verzoek betrekking heeft.
d. Als na het verzoek van de verantwoordelijke de betrokkene zijn verzoek niet voldoende specifiek heeft gemaakt, wordt het verzoek afgewezen.
e. Als na het verzoek van de verantwoordelijke de betrokkene zijn belang niet voldoende specifiek heeft gemaakt, wordt het verzoek afgewezen.
f. Meer dan twee dezelfde verzoeken over dezelfde verwerking per kalenderjaar wordt aangemerkt als buitensporig en wordt om die reden afgewezen. Tenzij de aard van de verwerking het met zich mee brengt dat er frequent wijzigingen worden opgenomen.
g. Een verzoek van de betrokkene wordt schriftelijk (brief, e-mail) beantwoord. Op verzoek van de betrokkenen kan ook mondeling informatie worden meegedeeld, onder de voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene is vastgesteld.
h. Een elektronisch ingediend verzoek om inzage wordt elektronisch afgedaan.
i. Een verzoek wordt binnen één maand na ontvangst afgedaan. Deze termijn kan maximaal met twee maanden worden verlengd. Verlenging is niet mogelijk als het verzoek niet wordt gehonoreerd.
j. Een afwijzing van een verzoek van de betrokkene wordt altijd per brief bekend gemaakt.
k. Het besluit op een verzoek van een betrokkene is een besluit in de zin van de Awb waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
l. Kennisgevingen aan ontvangers over correctie, wissing of beperking van persoonsgegevens worden zoveel mogelijk via een netwerkverbinding gedaan. Als dat niet mogelijk is dan wordt de kennisgeving schriftelijk (brief, e-mail) gedaan.
Minderjarigen
Als de betrokkene minderjarig is geldt voor het uitoefenen van zijn rechten het volgende:
a. Als de betrokkene jonger dan 12 jaar is worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijke vertegenwoordiger.
b. Als de betrokkene 12 jaar of ouder is maar nog geen 16 jaar, dan oefent hij zijn rechten uit samen met zijn wettelijke vertegenwoordiger.
c. Als de betrokkene 16 jaar of ouder is dan oefent hij zijn rechten zelfstandig uit.
Vanaf 12 jaar is de stem van de minderjarige belangrijk. Als de minderjarige geen toestemming verleent dan vindt een belangenafweging plaats. Daarbij staat de bescherming van persoonsgegevens voorop. Vanaf 16 jaar is de toestemming van de minderjarige vereist.
Gemeentelijk privacybeleid
Het gemeentelijk privacybeleid is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en door de gemeenteraad. Ook de overige bestuursorganen committeren zich aan dit privacybeleid. Het college voert de operationele taken en bevoegdheden op basis van de AVG uit voor alle bestuursorganen van de gemeente Veere. Het college is hiervoor het aanspreekpunt maar het is uiteraard ook mogelijk om het betreffende bestuursorgaan direct te benaderen.
Naast de rechten van betrokkenen zijn er nog diverse onderwerpen in de AVG waarvoor het nodig is dat de gemeente vastlegt hoe daarmee wordt omgegaan. Het doel daarvan is dat het verwerken van persoonsgegevens steeds transparant en controleerbaar is.
Deze onderwerpen zijn uitgewerkt in het gemeentelijk privacybeleidlink naar pdf bestand (1224 KB).